業種・業態を問わず、調達や購買の現場でよく聞く「RFQ」というキーワード。

しかし、その意味や作成意図、また「RFI」「RFP」との違いを十分に理解できている人は案外多くないのが現実です。特にこれから初めて見積依頼（RFQ）作成に取り組む方や、調達プロセスの全体像を整理したい方にとって、用語の違いや使い分けで戸惑うことも少なくありません。

この記事では、RFQの基本から関連するRFI・RFPとの違い、そして効率良くRFQを活用する実務のポイントまでをわかりやすく解説します。

RFQとは その基本と役割

調達・購買業務に携わる人なら「RFQ（Request For Quotation）」という言葉を耳にしたことがあるでしょう。その本質と役割について、初心者にも理解しやすいように解説します。

RFQとは「見積依頼書」、英語でRequest For Quotationの略語です。文字通り、特定の製品やサービスを購入したいときに、複数のサプライヤーに「価格の見積もりを依頼する」文書です。必要なスペックや数量、納期、条件などを整理し、同じフォーマットで複数の企業に提示し、回答を受け取ります。

主な目的は「比較」と「透明性の確保」です。仕様や条件を統一することで、各サプライヤーから受領する見積内容を並べて比較でき、公平に最適な取引先を選定できます。また、競争性を担保することで、コストダウンやサービス向上も期待できます。

RFI・RFP・RFQの全体像と違い

RFQは、調達フローの中盤から後半で用いる書類です。では、調達業務のスタート段階で使われる「RFI」や計画段階の「RFP」とは、どのような違いがあるのでしょうか。

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調達・購買プロセスは、一般的に情報収集（RFI）、提案依頼（RFP）、見積依頼（RFQ）の3ステップで進行します。

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RFI（Request For Information：情報提供依頼書）

目的は「どのような解決策やサービスが世の中に存在するか」「どんな企業が対応できるか」を把握することです。まだ要件も詳細も固まっていない段階で、可能な選択肢を幅広く知るために利用されます。

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RFP（Request For Proposal：提案依頼書）

RFIを経て要件が固まったのち、具体的な「提案」を依頼します。RFPにはプロジェクト背景や目的、要求する条件などが盛り込まれ、サプライヤーには「どのように実現するか」という技術や手法、体制、価格などを提案してもらいます。

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RFQ（Request For Quotation：見積依頼書）

RFPの内容が十分に精緻になり、「仕様や条件が明確」になった段階で発行し、純粋に「この内容ならいくらで対応できるか」という“見積価格”のみを求めるのが特徴です。

このように、RFI→RFP→RFQは調達の“流れ”の中で、段階ごとに目的を変えて使い分けられます。

RFQ作成プロセスとポイント

初心者がつまずきやすいのが「どうやってRFQを作ればよいか」という点です。形式や記載事項、発行から回答までの流れを論理的に解説します。

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RFQを作成する際に重要なのは、できる限り具体的かつ比較しやすい項目を設定することです。必要な基本情報は以下のようなものです。

• 製品やサービスの名称・型番・数量

• 納品希望場所、納期、条件

• 支払い・保証等の条件

• 提出方法や期限

など

同一条件で各業者に発行し、提出された見積内容を“横並び”で比較します。価格以外にも納期やアフターサービスなど、組織の求める優先点をしっかり明記することで、実際の選定基準との齟齬が生じません。

また、RFQの送付先はRFIやRFPで「対応できそう」と見極められた業者に絞って送ると効率的です。不明点や曖昧な点が残らないよう、発行前に社内で仕様や要件を入念に整理しましょう。

RFQを活用する際の注意点

見積依頼（RFQ）は一見シンプルですが、実務上は発行から回収、比較、評価まで気を付けるポイントがあります。

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まず、RFQに記載する仕様・条件は曖昧さを残さず「誰が見ても同じ内容になる」よう細部まで具体化しましょう。曖昧な表現や抜け漏れがあると、業者ごとに見積の前提が異なり、正確な比較ができなくなります。

また、価格だけに目を奪われず、納期やサポート、品質保証などの「総合評価」をしっかり行うことが大切です。最安値だからと安易に決めるのはリスクとなりかねません。

さらに、RFQへの回答を受領した後は、各業者の見積内容について齟齬や確認したい点があれば、早めに質疑応答を設け、追加説明や細部の調整を依頼しましょう。

これらの注意点を守ることで、後戻りや業者とのトラブルを最小限に抑えられます。

官公庁の調達業務におけるRFQの位置づけ

公的機関でもRFQの仕組みは活用されており、調達業務の透明性・公平性・効率性向上に役立っています。官公庁の公式資料からRFQの位置づけを確認しましょう。

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たとえば、財務省の「電子調達システム（e-Procurement）」の概要説明（財務省：電子調達システム概要）によれば、国や地方自治体では入札公告から仕様提示、見積依頼（RFQ）、応札・落札の流れで調達を進めていることが明記されています。特に一般競争入札や指名競争入札の場面で、「見積もりの提出を求める」書類としてRFQが使われます。

官公庁では仕様の統一性や公平・透明な取引を重視するため、仕様書やRFQの記載内容には非常に高い正確性が求められます。発注者・応札者の双方が理解しやすいフォーマットと詳細な記述が、日本独自の運用ルールとして徹底されています。

このようにRFQは、官民問わず「比較・透明性・競争性」という調達の三原則を支える不可欠な存在と言えるでしょう。

【参照：

財務省 - 電子調達システム概要】

まとめ

RFQは、見積依頼書として、調達工程の中で明確な仕様や要件に基づき発行されます。RFI（情報提供依頼書）、RFP（提案依頼書）と連動し、段階ごとに目的や求める情報を整理することができます。RFQの作成と運用にあたっては、記載内容の具体化や比較基準の明確化、回答回収後の評価や質疑応答など、いくつかの注意点をしっかり意識することで、調達ミスやトラブルを未然に防ぐことができます。

また、官公庁でもRFQは入札・見積の重要なプロセスとして広く定着しています。組織の大小や業種を問わず、透明で納得感のある購買・調達のために、RFQを正しく活用しましょう。この知識があれば、調達担当者として一歩先の業務運用に自信をもって取り組めるでしょう。