新しいシステムやサービスの導入プロジェクトが立ち上がった際、「まずRFIを作成しましょう」とアドバイスされて戸惑った経験はありませんか。

RFIという言葉を初めて耳にした方、言葉は知っていても実際どのような意味があるのかイマイチ理解できていないという方は少なくありません。適切な情報収集ができなければ、ベンダー選定やシステム導入において後悔することも。

そこで本記事では、初心者の方が確実に理解できるよう、RFI（Request For Information）の基礎知識から実際の活用法、RFP（Request For Proposal）との違いまで、詳しく解説します。

RFIとは何か？基本用語の確認

RFI（Request For Information）を日本語に訳すと「情報提供依頼書」となります。

新規システムやサービスの導入、外部ベンダーとの取引検討などの場面で、発注者から候補となる複数の事業者に対して「どのような技術やサービスを提供できるか」「どのような強みがあるか」などの情報を収集するためのものです。まだ要件が固まっていない初期段階で活用される書類であり、最終的な発注や契約を目的としたものではありません。

RFIのやり取りを通じて、発注者側はどのような技術や選択肢が存在し、どこまで実現可能なのかといった “業界全体の現在地” を俯瞰で捉えることができます。その情報をもとに、自社に最適な解決手段を絞り込むことができるのです。

RFIが必要となる場面と背景

企業や団体が実際にRFIを発行する場面には、多様なケースがあります。

主な例としては、

・これから新システムを導入したいが何ができるのか全体像が把握できていない
・業界動向や各ベンダーの得意分野、実現可能なこと、できないことを知りたい
・より多くの選択肢から最適なサービス、製品を選択したい

といった情報収集段階で迷いや不安を感じる状況が挙げられます。

特にクラウドサービスやDX、IoTなど技術選択肢が爆発的に増えている近年、必要な情報を広く・的確に収集するニーズが高まっています。RFIを活用することで、最新の技術動向を漏れなくカバーし、“そもそも自社のニーズを満たせるかどうか” という大前提を効率的に確認できます。

RFIとRFP、RFQの違い

情報収集や発注プロセスに関連する用語として、よく挙がるのがRFIのほか、RFP（Request For Proposal）や、RFQ（Request For Quotation）です。混同しやすいですが、目的や使われるタイミングが異なっています。

RFIは「広く情報を集めて選択肢や可能性を洗い出す」ために発行されるのが特徴です。

十分に情報が収集できたあと、要件をある程度具体化した段階で「自社の課題を解決するためには、どんな提案・解決策がありますか」と問いかけるのがRFPです。

最後に、具体的な調達内容や条件が定まった段階で「条件に合った見積書（Quotation）を出してください」と依頼するのがRFQです。

RFI → RFP → RFQという順序で使い分けることで、無理のないベンダー選定とシステム導入が実現できるのです。

RFIの目的と価値

RFIを発行する最大の目的は、「現状把握」と「最適解発見」にあります。

すなわち、現時点で自社が必要とする技術やサービスが具体的にどこまで存在するのか、どのような特徴・トレンドがあるのかを広範に把握することです。

例えば、自社の課題を解決するために、どのような最新テクノロジーが国内外で開発されているのか。

いきなり1社や2社に問い合わせるだけでは見落としが生じることも多いため、RFIを使うことで複数社から網羅的に資料・情報を集められます。また、RFIの段階で得られる情報をもとに社内で必要な要件や基準を明確にできる点も大きなポイントです。

業者選定においても、「そもそもどのような分野に強い会社か」「どこまで柔軟な対応が可能か」など、踏み込んだ比較検証を行いやすくなります。

RFIの構成要素と作成プロセス

RFIを作成する際、押さえておきたいポイントは「情報収集の出発点を明確に設定する」ことです。

そのために、一般的なRFIには主に以下のような構成要素が含まれます。

・プロジェクトの背景・課題
・想定している対象範囲（範囲が曖昧でもかまいません）
・現時点での要求・目的
・回答してほしい具体的事項
・回答期限や返信方法
・ベンダー側への質問や意見のお願い

まず最初に「自社が何に困っているか」「何を知りたいのか」を洗い出し、それを簡潔に伝えます。

その上で、候補となる企業に「自社が解決できること」「技術面、サポート面の強み」「過去の導入事例」などの情報提供を依頼する形が基本です。作成段階では “完璧な要件定義” を目指す必要はありません。

むしろ、未確定な部分や迷っている点は正直に記載した方が、幅広い提案や思いもよらないアドバイスを得やすくなります。

上手なRFI活用のポイント

RFIを有効に活用するため、実際の現場ではどのような点に配慮すれば良いのでしょうか。

まず第一に、「目的を明確にして発信する」ことが重要です。あいまいな内容だと、ベンダー側も漠然とした回答しか返せません。

「どこを中心に提案して欲しいのか」「技術優先かコスト優先か」「後工程で重視したい観点」など、優先したいポイントはできる限り具体的に伝えるのが望ましいです。

また、ベンダーが回答しやすい項目・フォーマットで依頼書をまとめることも大切です。選択肢式や表形式など、整理された様式でまとめることで、多忙な企業でも検討しやすくなります。

さらに、「未確定の要素」や「質問事項」も遠慮せず記載しましょう。率直な疑問や不安を投げかけることで、ベンダーから意外な解決策や最先端の情報を手に入れられることがあります。

RFI発行後は、集まった情報の分析・比較検討を行い、社内の意思決定やRFP作成など次の段階へスムーズに進められるようにしておきましょう。

RFIの落とし穴と注意点

便利なRFIですが、使いこなすためには注意点もあります。

ひとつは、「RFIの内容が曖昧すぎて、欲しい情報が得られない」という場合です。あまりに漠然としていると、ベンダーもどこまで回答すれば良いのか分からず、当たり障りのない返答で終わってしまいがちです。

また、「聞くだけ聞いて満足してしまう」「集めた情報をそのままにして次のステップに進めない」といったケースも少なくありません。RFIで得た知見は、必ず次の段階（RFPや要件定義）に活かす必要があります。

加えて、「出したRFIが意図せず外部に流出する」「公平性を欠いた依頼になる」といったリスクにも注意しましょう。

発行段階では、社内で情報管理方法や取り扱い基準も明記し、ベンダー対応でも透明性を心がけてください。

現場での活用例

ここでは、具体的にどのような現場でRFIが機能しているのか、そのイメージをご紹介します。

例えば、社内システムの老朽化に伴い、クラウド型システムへの移行を検討している場合。

社内に知見が少ないため、「現在市場にどのようなクラウド型サービスがあり、それぞれ何が可能か」を知るために複数ベンダーにRFIを発行しました。

提出された回答を分析した結果、「自社にはフルスクラッチ開発でなく、パッケージ型サービスのカスタマイズが最適」という新たな視点が得られ、以降のRFP作成が非常にスムーズになりました。

別の例を挙げると、新しいIoT機器の導入検討前にRFIを出し、各社の強みや独自技術、価格感のトレンド情報を収集することで、「国内ベンダーはサポート重視、海外系は低コストで速度優先」という特徴を事前に把握できたため、ベンダー比較の軸が明確化し選定が迅速になることも考えられます。

このように「自社だけでは気づけない視点」や「思い込みによる要件ズレの防止」という点でRFIは大きな役割を果たしています。

まとめ

RFIは情報収集の効率化と意思決定の精度向上に寄与する強力なツールです。

「何から始めれば良いかわからない」「ベンダーとのミスマッチを防ぎたい」という場合、正しくRFIを発行し、集まった情報を分析すれば、自社ニーズに合致した選択肢の発見につながります。

RFIは単なる “情報を集める書類” ではなく、プロジェクトの成功可否に大きく影響する重要なプロセスです。使いこなすことで、業者との円滑なコミュニケーションや最適なパートナー選定が実現しやすくなります。

ビジネスの変化が激しい今だからこそ、迷ったらまずRFI作成から始めてみることをおすすめします。正しいステップを踏むことで、その先のプロジェクトが驚くほどスムーズに進むでしょう。