システム開発や業務改善プロジェクトを成功させるうえで、要件定義は最も重要な初期工程です。特にDX推進の現場では、IT化が加速するなかで情報システムや仕事の仕組みを根本から見直すシーンが増えている中、要件定義の重要性・難易度が増しています。

その一方で、「そもそも要件定義って何をすること？」「業務フローや機能の違いが分からない」「要件定義のコツや注意点が知りたい」といった悩みや疑問をお持ちの方も多いはず。

本記事では、現場が初めての方でも理解できるように、要件定義の基本と実務的なポイントを詳しく解説します。これからプロジェクトに関わるすべての方へ、安心して読み進められる入門記事としてお役立てください。

要件定義とは

要件定義とは、プロジェクトで実現すべき業務内容や仕組み、提供するサービスや機能、それを実現するためのルールや制約条件などを明確にし、全関係者で合意していく活動を指します。言い換えると、「何をどう作るのか」「どのような課題をどのような手段で解決するのか」を明文化して整理・合意することです。

IPA（情報処理推進機構）では、要件定義を「システム開発の工程の1つであり、プロジェクトの初期に実施される工程のこと」と定義しています。ここでいう「要件」は、単なる希望や要望ではなく、「達成すべき必須事項」として文書化されるものです。

要件定義はシステムや業務を成功に導くための「設計図」に例えられます。設計図が曖昧だと、完成した建物に欠陥が生じてしまうように、要件定義が曖昧だとプロジェクトは望む結果を得られません。

＜参考＞要件定義とは？今さら聞けないDX関連用語をわかりやすく解説

なぜ要件定義が重要なのか

要件定義の重要性は、「失敗しないプロジェクト運営」に直結しています。なぜなら、要件定義をしっかり行うことで、プロジェクトのゴールや道筋が明らかになるからです。

もし要件定義が不十分だった場合、開発が進んでから「必要な機能が抜けていた」「思っていた使い方ができない」「業務の流れが想定と違う」などのミスコミュニケーションが増加します。これにより追加の修正作業や時間、コストの増加に直結するリスクが生まれます。

ある調査では、システム開発プロジェクトの失敗要因の多くが「要件定義の不備や認識違い」に起因すると報告されています。しっかりと要件を定義し、全員で方向性を共有することで、最終的なシステムや業務改善の品質が大きく向上します。

プロジェクトを「最短距離でゴールに導く道しるべ」として、要件定義は絶対に欠かせないプロセスなのです。

要件定義の主な種類と違い

要件定義で扱う「要件」には複数の種類があります。主に「業務要件」「機能要件」「非機能要件」という３つに分けて整理します。

業務要件

業務要件とは、システムやサービスで実現したいビジネスの目的や現状の業務課題を整理し、“何のために” そのシステムを使うのか、“どのように” 業務を変えるのかを明確にするものです。たとえば「受発注業務をシステム化して作業を効率化したい」「ペーパーレス化で情報共有速度を上げたい」などが業務要件にあたります。

機能要件

機能要件は、システムが備えるべき具体的な機能や動作を定義します。たとえば「受注管理」「集計レポート出力」「検索機能」「ユーザー認証」など、利用者が『こういう操作をしたらこう動く』と分かるものが機能要件です。

非機能要件

非機能要件とは、「機能そのもの」ではなく、その機能をどのような条件・品質で動かすかの制約やルールを指します。例えば「どのくらいの速度で動くべきか（性能要件）」「何人まで同時にアクセスできるか（拡張性）」「システムが一日に約10万件処理できること」「24時間365日停止しない（可用性）」などが当たります。セキュリティやバックアップ体制なども非機能要件に含まれます。

これらを混同せず、それぞれの要件レベルで繰り返し確認することがトラブルを防ぐポイントです。

要件定義プロセスの流れ

初心者にも分かりやすく、「要件定義がどのように進むか」を段階ごとに解説します。

1. 現状分析と課題の整理

始めに、今の業務やシステムの状況をヒアリング・観察し、課題や現場の声を集めて整理します。この段階では関係部署やユーザーから丁寧に意見を聴き、不便な点や改善したい事項をできるだけ具体的に書き出します。

2. ゴール（目的）と範囲の明確化

現状分析で見えてきた課題に対して、「最終的に何を目指すのか」「システムはどこまで対応するのか」といったプロジェクトのゴールと対応範囲（スコープ）を設定します。スコープが曖昧だと、後工程で機能追加や調整依頼が続出しやすいので注意が必要です。

3. 必要な要件の洗い出し

実現に必要な業務要件・機能要件・非機能要件をリストアップし、優先順位を付けます。「必ず必要なもの」「できれば必要なもの」「不要なもの」に分類して、トラブルや過剰投資を防ぎます。

4. 関係者での合意形成

要件を一度整理した段階で、関係者（現場担当者・管理職・システムベンダーなど）と詳細をすり合わせ、認識のズレを防ぎます。合意できた内容は、必ずドキュメント（要件定義書など）にまとめて全員で共有します。

5. 要件定義書の作成と確定

合意内容をもとに「要件定義書」としてまとめあげ、開発スタート前に最終確認を行います。漏れや誤解がないか再確認し、現場・開発ベンダー・経営層など全員の承認を得てから次工程（設計・開発）に進みます。

このような一連の流れを経て、プロジェクト成功の土台が築かれます。

ヒアリングから合意形成の進め方

実際の要件定義の現場では「関係者からどのように情報を聞き出せばよいか」「どうやって全員の合意を取ればよいか」というポイントが成功の鍵となります。ここでは、初心者が実践しやすい進め方のコツをご紹介します。

正しいヒアリングとは？

ヒアリング時は「本音」を引き出す工夫が欠かせません。単なる質問だけでなく「今どんなことで困っていますか？」といった現場のリアルな課題にも目を向け、「本当のニーズ」や「背後にある業務の流れ」まで深掘りしていきましょう。その際、曖昧な表現はそのままにせず「具体的な数字」「例」を取り出して整理することが大切です。

関係者や業務部門、ITベンダーの間に温度差がないように、懇切丁寧にヒアリング・対話を進めることが要です。

意見の食い違いをどう解消する？

複数部門や多様な立場の意見が集まると「理想と現実にギャップがある」「優先順位がつけられない」といったジレンマも生じます。その場合は、必須事項（Must）と希望事項（Want）を切り分けたうえで、「このシステムの目的とは何か」という原点に立ち返りましょう。全体をうまくまとめることがリーダー役の大切な役割です。

合意形成の工夫

要件合意のプロセスでは「全員が同じドキュメントを見て同じ内容を理解している」という状態を作ることが重要です。議事録や要件定義書は、どんな小さな変更でも最新版を全員で共有し、口頭だけの合意にしないことが失敗を防ぎます。

また、多忙な現場に配慮し、「影響範囲の小さいところから順に具体化していく」「評価・検証の機会を早めに提供する」ことで段階的な納得を得られやすくなります。

成果物：要件定義書の基礎知識

プロジェクトの関係者が後から内容を確認できるよう、要件定義の成果物として「要件定義書」を作成します。この要件定義書は、設計・開発・テストといった後工程の作業基準になるだけでなく、プロジェクト全体の品質と進捗も左右します。

要件定義書に必須の項目

要件定義書に盛り込むべき主な項目は下記の通りです。

• プロジェクトの目的・背景
• 実現すべき業務要件・機能要件・非機能要件
• 対象範囲（スコープ）、対象外とする事項
• 操作イメージや画面遷移のサンプルなど
• データ移行やインターフェースに関する方針
• セキュリティや法令順守に関する要件
• 体制・スケジュール・承認者の一覧

フォーマットや細かな表現はプロジェクトごとに異なりますが、「誰が読んでも誤解しない、わかりやすい文章」でまとめることが肝要です。特に企業のDX推進など初めてのシステム開発では、定義書を何度も見直して使う機会が多くなります。

要件定義でよくある失敗とその対策

プロジェクトの初期工程である要件定義は、見落としや認識違いによるトラブルも少なくありません。

• 要件が「曖昧」なまま進み、誤解や抜け漏れが発生した
• 利用現場の意見を十分聞き取らず、使いにくいシステムができた
• 技術的制約や組織方針を後出しで知り、要件を大幅修正せざるを得なくなった
• ドキュメントが分かりにくく、認識共有が不十分だった

このような失敗を防ぐポイントは３つあります。

1つ目は「早め早めの現場ヒアリング」。現場目線のニーズ・課題をできるだけ掘り出しましょう。

2つ目は「要件内容の明文化と再確認」。曖昧な表現や専門用語は自然言語に置き換えて、誰が読んでも同じ意味になるようまとめます。

3つ目は「段階的なレビューと合意形成」。小単位ごとに関係者レビューを実施し、確定した要件は必ず記録・共有します。

これらに注力することで、大型トラブルや手戻り回避に繋がります。

DX時代に求められる要件定義のポイント

近年、DXの加速により、システム開発や業務設計の現場は大きく変化しています。そのため、要件定義にも新たな視点や工夫が求められます。

多様な関係者の巻き込み

従来はIT部門と現場部門を中心に進めていた要件定義ですが、今後は経営層・外部パートナー・ユーザー部門まで幅広い関係者との対話や巻き込みが不可欠です。全員が納得した上でDXを進めるため、組織横断の合意形成力やコミュニケーション力がさらに重要になります。

スピードと柔軟性

DX推進の現場では、事前にすべての要件を完璧に固めることが難しく、ビジネスや技術の変化に合わせて「要件も柔軟に見直す」意識が求められます。アジャイル開発手法も活用しながら、段階的な要件定義と高速PDCAサイクルでリスク管理するのが効果的です。

ユーザー視点・現場視点

一見高度なIT化も「現場で実際に使いやすい・続けやすい」ことが大前提です。業務フローや画面仕様を徹底的にユーザー視点で見直し、少しでも使いづらいと思われるところは早めに意見をもらい修正します。

DX時代の要件定義は不確実性に耐えうる柔軟性と、関係者すべての目線を統合する力が問われていると言えるでしょう。

まとめ（要点整理と次のアクション）

要件定義はシステム開発・業務改善プロジェクトにおける「設計図」であり、その出来がプロジェクト全体の成否やコスト・スケジュールを大きく左右します。

現状を見つめ、ゴールを定め、業務要件・機能要件・非機能要件を明確にし、関係者全員と合意をとって進めることが、プロジェクト成功の必須条件です。不安な場合は小さなことから始めてみるのも有効です。

すでに現場やプロジェクトの中核となっている方はもちろん、これから初めて要件定義に関わる方にとっても、この記事が自信を持って推進する一歩となれば幸いです。