SCMバックオフィスを再構築し、事業拡大、営業力強化を実現するためのBPO活用法【セミナーレポート】

SCMバックオフィスを再構築し、事業拡大、営業力強化を実現するためのBPO活用法【セミナーレポート】

 物流量の増加に伴う配送料の値上げ、人手不足、相次ぐ大型災害など、市場を取り巻く厳しい状況下で、どのように変革し企業競争力を強化するのか――。

 トランスコスモスは、2019年3月12日に「SCMバックオフィスセミナー」と題して、事業基盤強化や営業力強化を支援するBPO活用法に関するセミナーを開催いたしました。

※SCM(サプライチェーン・マネジメント)とはサプライチェーンとは、原材料が調達された後、商品が消費者の手に渡るまでの生産・流通のプロセスを指す。SCMとは、それら一連の流れを見直し、部分最適ではなく、プロセス全体の効率化、最適化を実現するための経営管理手法を意味する。

販売・物流部門とBPOサービス

 まず第一部では、企業に取り巻く現状と、求められるBPOサービスについて、トランスコスモスの木村正彦が登壇。
 今回の講演では、物流部門におけるBPOサービスついてご紹介いたします。

 労働賃金の上昇や少子化による労働人口不足、労働生産性の低下、RPA・AIの活用による消える職業など、ここ10年で各企業を取り巻く環境の変化は著しいと木村は言います。販売・物流部門においても、「働き方改革による長時間労働の是正」、「荷主のニーズ多様化に伴う、物流量の増加・ドライバー不足」による「物流コストの上昇」が課題となっています。

 そこで、直面する課題に対して、コスト削減施策を2点説明しました。

対策1:在庫削減
従来多かった物流流業者に対する価格交渉が頭打ちとなっています。抜本的なコストの見直しには、情報管理範囲・方法の見直しと目標設定(KPI)が重要。

対策2:BPO活用
トランスコスモスのBPOサービスを活用することで、情報管理の目標設定(KPI)、またKPIを他部門、企業横断の上共有し、更なる効率化を推進。

情報管理範囲・方法の見直しと目標設定(KPI)
トランスコスモスのBPOサービス

 BPO活用のねらいと効果を紹介しました。

① 業務可視化・数値化
お客様企業の課題と目的を共有化した上で長年のBPO経験により確立されたメソトロジーにより効率的かつ的確・適正な
業務の可視化と数値化を実現します。

② 社員リソースのコア業務シフト
業務改革に向けた社員様リソースの創出・捻出に向けて、ブラックボックス化されている情報を可視化・BPOを行い定型業務からのリソースシフトを実現します。

③ 時間・コストの効率・最適化
業務改革を内製で進めるお客様もいらっしゃいます。しかし、具体的実施方法や更なる削減効果を求めて、再度BPO活用を決断されるお客様も多くいらっしゃいます。求められる要件にもよりますが、BPOの活用は、時間とコストの最適化を図ります。

BPO導入事例紹介

 つづいて第二部では、株式会社ネクスティエレクトロニクス SCM2部の渡辺 俊哉様にご登壇いただきました。

 株式会社ネクスティエレクトロニクス様は、トーメンエレクトロニクス(以下「TME」)様と豊通エレクトロニクス(以下「TTE」)様が2017年4月に合併し設立。合併にあたり両社の営業バックオフィスを比べると、売り上げ規模がほぼ同じなのに対し、TMEはTTEより外注を含め約50名分の工数増が判明。使用する受発注システムの違いはあるものの、なぜそのような結果になるのか、大きな課題となりました。

 課題解決に向け「SCM革新Project」と称し、受注プロセスや業務の見直しを1年かけて実施。結果、受発注業務と納期管理に工数を要していることがわかりました。まずは、受発注業務に注力し効率化を進めることに。

 サプライヤへの発注業務は、ルールや判断基準が明確なためRPAを活用し、社内で自動化を進めています。一方、顧客からの受注業務は、手書きFAXでの注文もあり判断条件も多いのでトランスコスモスのBPOを活用し効率化を進めました。

 BPO対象業務については、社員の業務同様、注文書受領からシステムへの入力、在庫確認、発注依頼までを依頼。しかし、顧客特性や業界特有の管理方法が想定より多く、業務習熟に時間を要しました。業務範囲をシステム入力までと改定したものの、それでも当初の運用開始スケジュールを3ヶ月延期。「BPO=一連の業務をおまかせ」という期待の中、業務範囲が制限されたこともあり、現場からは反発の声があがりました。

 BPO導入の反省点として、標準化できていなかったことが挙げられます。紙の注文媒体が残っていることや、800社以上のお客様毎のルールが存在したこと、注文書が正式品番ではないこと、さらに品番管理方法が複数あり、煩雑であったことなど。実際にBPOを導入すると、当社の業務フローの複雑さが浮き彫りになり、課題が明確になりました。以上のことから、「BPOもRPAも実施する業務はシンプルであるべき」という考えに至ったと言います。

 渡辺様は、当初想定した状態とは異なるものの、総じて、BPO活用は明確な効果があったとは感じていると語ります。

【実感した効果】
①該当業務の人件費3割削減
②適正在庫管理へ業務をシフト
③営業部門における在庫管理の工数削減

 最後に今後BPOを検討されている企業様へのメッセージをいただきました。
 1番はBPOを推進する人の想いが重要であること。社内でもBPOへの反対意見はありました。実際に現場業務に携わる人は、変わりたい、変えたい、という人は非常に少ない。BPOを導入しなければわからなかったことも多く、社内だけの業務改善は限界がある。やらないとわからないことも多いため、まずはチャレンジしてみることも重要と話します。

SCMバックオフィスサービス紹介

 トランスコスモスの田中公治よりSCMバックオフィスサービスについて、事例を交えて紹介しました。

化学品メーカー様 受注センター業務BPO事例

■課題:事業継続性の向上と、グローバル受注機能の強化

■対策:作業単位で業務棚卸し、標準化業務と品質優先業務を仕訳。VDI(仮想デスクトップ)を活用し、国内・海外センター2拠点で受発注登録業務を運営。「誰でも」「いつでも」同じ情報が参照可能な環境を構築(ITツール活用)し、2拠点でのオペレーションを統一。

■成果:業務継続性の担保(過去2年間、天災時に業務停止といったトラブルの発生なし)

電力販売様 販売部門サポート業務のDigital BPO事例

■課題:営業機会損失の防止(試算受付から申込プロセスのリードタイム短縮)
 
■対策:原因となっていた複雑化したプロセス、確認不足によるミスの発生を解消するため、試算受付から、申込プロセスをBPR(業務フロー等、根本的に見直し、再設計すること)し、業務フローを統一。また各作業工程に、最適なRPAなどのデジタルツールを選定し自動化。

■成果:試算プロセスの55%、申込プロセスの33%の工程を圧縮し品質を改善。

電力販売様 販売部門サポート業務のDigital BPO事例

■課題:販売力強化(代理店への支援体制強化)

■対策:代理店向けヘルプデスクを設置。代理店へ提供しているシステムに関する問合せ対応や、申込事務業務の代行を実施。

■効果:代理店CS向上

 また、現在botによるサポートでiPaasという仕組みを使用し、代理店の方がチャットで呟くとAIが起動し、社内にあるシステムから情報を集めて適した情報が提示される仕組みを作ろうと、実証実験を始めているところです。

本レポートでは、販売・物流部門に残る、受発注業務や請求・契約関連の間接業務を効率化し、収益改善や新たな付加価値創造を実現する、BPOサービスについて事例を交えてご紹介しました。

トランスコスモスでは、BPOサービス導入検討の初期段階からパートナーとしてコンサルティングをおこなっています。企業様が本来実施するべき創造領域の業務に注力するためにも、BPOをご検討の場合は、トランスコスモスへご相談ください。

▼BPOフォーラム2018で紹介されたDX成功事例はこちらから

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